L’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti rilevanti sul trattamento fiscale dei rimborsi spese addebitati dai professionisti ai propri clienti.
Le nuove indicazioni precisano quando tali somme possono essere escluse dal reddito professionale e quando, invece, devono essere assoggettate a tassazione e a ritenuta d’acconto. Si tratta di un tema operativo di grande impatto per studi professionali, consulenti e imprese committenti.
Principio generale: il reddito del professionista è “onnicomprensivo”
Nel lavoro autonomo tutte le somme percepite nell’ambito dell’attività professionale concorrono alla formazione del reddito, salvo specifiche esclusioni previste dalla normativa.
I rimborsi spese possono essere esclusi dal reddito solo se rispettano requisiti rigorosi.
Quando il rimborso è escluso dal reddito
Per non essere imponibile, il rimborso deve essere:
- addebitato in modo analitico al cliente;
- documentato in maniera puntuale;
- indicato separatamente in fattura rispetto al compenso professionale;
- direttamente collegato all’incarico svolto.
In assenza di questi elementi, la somma percepita non può essere considerata un semplice rimborso.
Il caso del rimborso chilometrico
Particolare attenzione è stata posta sul rimborso chilometrico.
Anche se calcolato sulla base di parametri oggettivi (ad esempio chilometri percorsi moltiplicati per una tariffa concordata), il rimborso non è considerato “analitico” se non è supportato da idonea documentazione delle spese effettivamente sostenute.
In mancanza di giustificativi, l’importo:
- concorre alla formazione del reddito professionale;
- è soggetto a ritenuta d’acconto del 20%.
Il semplice calcolo forfettario non è sufficiente per escludere la somma dall’imponibile.
Cosa significa “addebito analitico”
Per essere considerato tale, il rimborso deve consentire una verifica concreta della spesa. Devono risultare:
- natura della spesa;
- data;
- fornitore;
- prova del pagamento;
- collegamento diretto con l’incarico professionale.
La documentazione deve essere conservata e resa disponibile in caso di controllo.
Obblighi per professionisti e committenti
Le nuove indicazioni coinvolgono entrambe le parti del rapporto.
Il professionista deve conservare i documenti di spesa e indicare distintamente i rimborsi in fattura.
Il committente, se sostituto d’imposta, è tenuto ad applicare la ritenuta del 20% sui rimborsi non analitici. In caso di mancata applicazione, può sorgere responsabilità per l’imposta non versata.
Cosa fare ora
- Verificare le modalità con cui vengono attualmente addebitati i rimborsi spese.
- Controllare che ogni rimborso sia supportato da documentazione completa e coerente.
- Distinguere sempre in fattura il compenso professionale dai rimborsi analitici.
- Adeguare le procedure interne di archiviazione e tracciabilità delle spese.
- Valutare, in assenza di documentazione puntuale, l’inclusione dell’importo nel compenso professionale.
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